POLÍTICA DE PRIVACIDAD INTEGRAL Y PROTECCIÓN DE DATOS DE SOKA EVENTS
Fecha de entrada en vigor: 13 de abril de 2026 Última actualización: 13 de abril de 2026
1. Introducción y Alcance General de la Política
En SOKA EVENTS, valoramos profundamente su privacidad y nos tomamos muy en serio la responsabilidad de proteger su información personal. Esta Política de Privacidad Integral ha sido diseñada para proporcionarle una comprensión clara, transparente y detallada sobre cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, compartimos y protegemos sus datos personales cuando usted interactúa con nuestros servicios, visita nuestro sitio web, asiste a nuestros eventos o se comunica con nosotros por cualquier medio digital o físico.
El propósito de este documento es informarle sobre sus derechos frente a sus datos personales y cómo la ley lo protege. Al acceder a nuestra plataforma, registrarse en nuestros eventos, suscribirse a nuestros boletines informativos o utilizar cualquiera de nuestros servicios vinculados, usted acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad. Si no está de acuerdo con los términos expuestos en este documento, le rogamos que se abstenga de utilizar nuestros servicios y de proporcionarnos su información personal.
Esta política se aplica a todos los usuarios, clientes, asistentes a eventos, proveedores y visitantes de nuestra plataforma digital en cualquier parte del mundo, y ha sido estructurada para cumplir con los más altos estándares globales de protección de datos, incluyendo normativas locales de la República de Colombia (Ley 1581 de 2012) e internacionales aplicables a la gestión de la privacidad corporativa.
2. Definiciones Clave para la Comprensión del Documento
Para asegurar que esta política sea completamente clara y accesible, establecemos las siguientes definiciones que se utilizarán a lo largo del texto:
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Esto incluye, pero no se limita a, nombres, números de identificación, datos de ubicación, identificadores en línea o factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de dicha persona.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recolección, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación, modificación, extracción, consulta, uso, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.
Titular de los Datos: Es usted, la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de SOKA EVENTS.
Responsable del Tratamiento: SOKA EVENTS, que, de manera individual o conjunta con otros, determina los fines y medios del tratamiento de los datos personales.
Encargado del Tratamiento: La persona natural o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trata datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Consentimiento: Toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el Titular de los Datos acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.
3. Información Detallada que Recopilamos
Para poder ofrecerle experiencias memorables y un servicio de planificación y gestión de eventos de la más alta calidad, SOKA EVENTS necesita recopilar y procesar diferentes categorías de datos. Esta recopilación se divide en las siguientes áreas:
3.1. Información Proporcionada Directamente por Usted
Recopilamos información cuando usted interactúa activamente con nuestra plataforma. Esto ocurre cuando se registra para un evento, solicita una cotización, se suscribe a nuestro boletín, participa en una encuesta o se comunica con nuestro servicio de atención al cliente. Esta información incluye:
Datos de Identidad: Nombre completo, apellidos, fecha de nacimiento, género y, en algunos casos, número de identificación gubernamental (Cédula de Ciudadanía o NIT) si es requerido para la emisión de facturas o control de acceso a eventos.
Datos de Contacto: Dirección de correo electrónico, números de teléfono (fijo y móvil), dirección postal, ciudad, estado/provincia y país de residencia.
Datos Financieros y de Transacción: Detalles de la tarjeta de pago (procesados a través de pasarelas de pago seguras de terceros), dirección de facturación, historial de compras, recibos y detalles de los servicios y entradas adquiridas a través de SOKA EVENTS.
Datos de Preferencias de Eventos: Restricciones dietéticas, necesidades de accesibilidad física, preferencias de asientos, intereses temáticos y cualquier otra información que decida compartir para personalizar su experiencia en nuestros eventos.
3.2. Información Recopilada Automáticamente
Cuando usted navega por nuestro sitio web o utiliza nuestra aplicación móvil, recopilamos automáticamente ciertos datos técnicos sobre su equipo, acciones de navegación y patrones de uso. Esta información nos ayuda a garantizar el correcto funcionamiento técnico de la plataforma. Recopilamos:
Datos Técnicos: Dirección de Protocolo de Internet (IP) utilizada para conectar su dispositivo a Internet, tipo y versión del navegador, configuración de zona horaria y ubicación, tipos y versiones de complementos del navegador, sistema operativo y plataforma tecnológica que utiliza.
Datos de Uso: Información sobre cómo interactúa con nuestro sitio web, los enlaces en los que hace clic, las páginas que visita, el tiempo que pasa en cada página, los tiempos de respuesta de la página, los errores de descarga y los métodos utilizados para navegar fuera de la página.
3.3. Información Obtenida de Terceros y Fuentes Públicas
En determinadas circunstancias, podemos recibir información sobre usted de terceros, lo que incluye:
Socios de Venta de Entradas: Empresas asociadas que gestionan la venta de tickets para eventos específicos de SOKA EVENTS.
Redes Sociales: Si decide registrarse o iniciar sesión en nuestra plataforma utilizando su cuenta de redes sociales (como Facebook, Google o LinkedIn), recibiremos cierta información de su perfil público, como su nombre, dirección de correo electrónico y foto de perfil, sujeto a su configuración de privacidad en dicha red social.
4. Finalidad y Uso Específico de su Información
SOKA EVENTS no recopila datos sin un propósito claro. Utilizamos la información que obtenemos de usted exclusivamente para los siguientes fines empresariales y operativos:
Prestación y Gestión de Servicios: Para procesar sus registros a eventos, emitir entradas, gestionar la logística del evento, procesar sus pagos y proporcionarle el servicio de atención al cliente necesario antes, durante y después del evento.
Personalización de la Experiencia: Para adaptar nuestros servicios a sus necesidades. Por ejemplo, utilizamos sus preferencias dietéticas o de accesibilidad para garantizar que el evento sea cómodo y seguro para usted.
Comunicación Administrativa: Para enviarle notificaciones importantes relacionadas con sus transacciones, cambios en la programación de los eventos, actualizaciones de políticas de seguridad, confirmaciones de compra y respuestas a sus consultas directas enviadas a [email protected].
Marketing y Promociones: Con su consentimiento previo y expreso, utilizaremos su correo electrónico o número de teléfono para enviarle información sobre futuros eventos, ofertas especiales, descuentos exclusivos y noticias relevantes de SOKA EVENTS. Usted puede optar por no recibir estas comunicaciones en cualquier momento.
Mejora Continua de Nuestros Servicios: Utilizamos el análisis de datos técnicos y de uso para comprender cómo nuestros usuarios interactúan con nuestra plataforma, identificar áreas de mejora, solucionar problemas técnicos, realizar pruebas de usabilidad y desarrollar nuevas funcionalidades que mejoren la experiencia del usuario.
Cumplimiento Legal y Seguridad: Para cumplir con nuestras obligaciones legales, contables y fiscales en Colombia, así como para detectar, investigar y prevenir fraudes, actividades ileales o violaciones de nuestros Términos y Condiciones. También utilizamos datos para garantizar la seguridad física en nuestros eventos presenciales.
5. Bases Legales y Legitimación para el Tratamiento de Datos
El tratamiento de sus datos personales por parte de SOKA EVENTS siempre estará respaldado por una base legal válida. Dependiendo del propósito para el cual recopilamos su información, nos basamos en una de las siguientes justificaciones legales:
Ejecución de un Contrato: Cuando el tratamiento es estrictamente necesario para cumplir con un contrato en el que usted es parte (por ejemplo, cuando compra una entrada y necesitamos procesar su pago y entregarle el ticket) o para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato.
Consentimiento Expreso: Cuando usted nos ha dado su permiso explícito, libre e informado para procesar sus datos para un propósito específico, como suscribirse a nuestro boletín de marketing o aceptar el uso de cookies no esenciales.
Obligación Legal: Cuando el tratamiento de datos es necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que SOKA EVENTS está sujeta, como el mantenimiento de registros financieros para las autoridades fiscales o el cumplimiento de órdenes judiciales.
Interés Legítimo: Cuando el uso de sus datos es necesario para nuestros intereses comerciales legítimos (o los de un tercero) y sus intereses y derechos fundamentales no prevalecen sobre dichos intereses. Esto incluye la mejora de nuestros servicios, la prevención del fraude y el mantenimiento de la seguridad de nuestra red.
6. Divulgación y Transferencia de Información a Terceros
SOKA EVENTS no vende, alquila ni comercializa sus datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia. Sin embargo, para poder operar nuestro negocio y brindarle nuestros servicios, es posible que necesitemos compartir su información con ciertos terceros de confianza en las siguientes situaciones:
Proveedores de Servicios (Encargados del Tratamiento): Compartimos información con empresas de terceros que nos prestan servicios especializados, tales como procesamiento de pagos, alojamiento web, infraestructura en la nube, servicios de correo electrónico masivo, análisis de datos, servicios de atención al cliente y agencias de marketing. Estos proveedores solo tienen acceso a la información personal necesaria para realizar sus funciones y están obligados por estrictos contratos de confidencialidad a no utilizarla para ningún otro propósito.
Organizadores y Copatrocinadores de Eventos: Si usted se registra para un evento que es organizado o patrocinado conjuntamente con otra entidad, es posible que compartamos su información de registro con dichos socios para fines de logística del evento y control de asistencia.
Cumplimiento de la Ley y Protección de Derechos: SOKA EVENTS se reserva el derecho de divulgar su información personal si así lo exige la ley, una orden judicial, una citación o cualquier otro proceso legal gubernamental. También divulgaremos información cuando creamos de buena fe que es necesario para investigar fraudes, proteger la seguridad física de cualquier persona, proteger nuestros derechos legales o responder a emergencias.
Transmisión de Activos Comerciales: En el caso de que SOKA EVENTS participe en una fusión, adquisición, reestructuración, quiebra o venta de la totalidad o una parte de sus activos, su información personal puede ser transferida como parte de esa transacción. En tal caso, se le notificará a través de correo electrónico o de un aviso destacado en nuestro sitio web.
7. Retención y Almacenamiento de sus Datos
SOKA EVENTS conservará sus datos personales única y exclusivamente durante el tiempo que sea estrictamente necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recopilados, tal como se describe en esta Política de Privacidad.
Los criterios que utilizamos para determinar los períodos de retención incluyen:
El tiempo que mantenga una cuenta activa con nosotros.
La duración de la prestación de nuestros servicios (por ejemplo, hasta que concluya el evento al que asistió).
Los requisitos legales, fiscales y contables obligatorios que nos exigen conservar registros de transacciones durante períodos de tiempo específicos (generalmente entre 5 y 10 años dependiendo de la jurisdicción).
El tiempo necesario para proteger nuestros derechos legales en caso de posibles litigios.
Una vez que sus datos personales ya no sean necesarios para los fines estipulados o cuando haya expirado el período de retención legal aplicable, procederemos a eliminarlos de manera segura de nuestros servidores y bases de datos, o los anonimizaremos de tal forma que ya no puedan ser asociados o vinculados a usted.
8. Medidas de Seguridad de la Información
La seguridad de sus datos personales es una prioridad absoluta para SOKA EVENTS. Hemos implementado un conjunto robusto de medidas técnicas, administrativas y físicas diseñadas para proteger su información contra el acceso no autorizado, la pérdida accidental, la alteración, la divulgación indebida o la destrucción.
Nuestras medidas de seguridad incluyen, pero no se limitan a:
Cifrado Avanzado: Toda la información sensible, como los datos de tarjetas de crédito y las contraseñas, se transmite a través de tecnología Secure Socket Layer (SSL) y se cifra en reposo utilizando estándares de cifrado de la industria.
Controles de Acceso Estrictos: Limitamos el acceso a sus datos personales únicamente a aquellos empleados, contratistas y agentes que tienen una necesidad comercial de conocer dicha información para realizar su trabajo.
Monitoreo y Auditorías: Realizamos auditorías de seguridad regulares en nuestros sistemas y plataformas para identificar y mitigar posibles vulnerabilidades.
Capacitación del Personal: Todos nuestros empleados reciben formación continua sobre las mejores prácticas de privacidad y seguridad de la información.
A pesar de nuestros exhaustivos esfuerzos por proteger sus datos, es importante reconocer que ninguna transmisión de datos a través de Internet o sistema de almacenamiento electrónico puede garantizarse como 100% segura. Por lo tanto, no podemos garantizar una seguridad absoluta, y usted proporciona su información bajo su propio riesgo. Le instamos a que mantenga la confidencialidad de las contraseñas de su cuenta y a que se conecte desde redes seguras.
9. Sus Derechos como Titular de los Datos
SOKA EVENTS respeta profundamente su autonomía sobre su información personal. Dependiendo de la jurisdicción en la que resida (especialmente en Colombia bajo la Ley de Hábeas Data), la ley le otorga una serie de derechos específicos con respecto a sus datos personales. SOKA EVENTS se compromete a facilitar el ejercicio de estos derechos, que incluyen:
Derecho de Acceso: Usted tiene el derecho a solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y a recibir información clara sobre cómo y por qué los procesamos.
Derecho de Rectificación: Si considera que la información que tenemos sobre usted es inexacta, incorrecta o está incompleta, tiene derecho a solicitar que la corrijamos o actualicemos inmediatamente.
Derecho de Supresión (Derecho al Olvido): Puede solicitarnos que eliminemos o borremos sus datos personales cuando ya no haya una razón válida para que continuemos procesándolos, o cuando haya retirado su consentimiento.
Derecho a la Limitación del Tratamiento: Tiene derecho a solicitar que suspendamos el procesamiento de sus datos personales en ciertos escenarios, por ejemplo, si desea que establezcamos su exactitud o la razón para procesarlos.
Derecho a la Portabilidad de los Datos: Puede solicitarnos que le transfiramos sus datos personales a usted o a un tercero de su elección en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.
Derecho de Oposición: Usted puede oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando nos basemos en un interés legítimo y considere que dicho tratamiento afecta sus derechos y libertades fundamentales. Especialmente, tiene el derecho absoluto a oponerse en cualquier momento a que sus datos se utilicen para fines de marketing directo.
Derecho a Retirar el Consentimiento: Si el procesamiento de sus datos se basa en su consentimiento, usted tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
Cómo ejercer sus derechos: Para ejercer cualquiera de los derechos mencionados anteriormente, debe enviar una solicitud formal por escrito al correo electrónico [email protected]. Deberá proporcionar prueba de su identidad para que podamos verificar que la solicitud es legítima. SOKA EVENTS responderá a su solicitud en los plazos establecidos por la legislación aplicable (generalmente dentro de los 15 días hábiles en Colombia).
10. Política de Cookies y Tecnologías de Seguimiento Similares
El sitio web de SOKA EVENTS utiliza "cookies", balizas web, píxeles y otras tecnologías de seguimiento similares para mejorar su experiencia de navegación, analizar el tráfico del sitio y personalizar el contenido y los anuncios.
Tipos de Cookies que utilizamos:
Cookies Estrictamente Necesarias: Son esenciales para que el sitio web funcione correctamente.
Cookies de Rendimiento y Análisis: Recopilan información anónima sobre cómo los visitantes utilizan nuestro sitio web. Usamos Google Analytics para este propósito.
Cookies de Funcionalidad: Permiten que el sitio web recuerde las elecciones que usted hace (como su nombre de usuario o idioma).
Cookies de Publicidad y Orientación: Se utilizan para mostrarle anuncios que son más relevantes para usted y sus intereses.
Usted tiene el control total sobre las cookies. Puede configurar su navegador para que rechace todas o algunas cookies. Si desactiva o rechaza las cookies necesarias, tenga en cuenta que algunas partes de nuestra plataforma pueden volverse inaccesibles.
11. Transferencias Internacionales de Datos
Debido a la naturaleza global de los servicios de alojamiento web en la nube y de Internet, es posible que los datos personales que recopilamos de usted sean transferidos, almacenados y procesados en países distintos a aquel en el que usted reside. Estos países pueden tener leyes de protección de datos diferentes a las de su país de origen.
Cuando SOKA EVENTS transfiere sus datos personales internacionalmente, tomamos todas las medidas necesarias para garantizar que su privacidad permanezca protegida de acuerdo con esta Política de Privacidad. Esto incluye la firma de acuerdos estrictos de transferencia de datos con nuestros proveedores basados en Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas internacionalmente.
12. Privacidad Infantil y Protección de Menores
Los servicios y eventos de SOKA EVENTS no están dirigidos a niños menores de 13 años (o la edad mínima legal equivalente en su jurisdicción). No recopilamos conscientemente ni intencionalmente información personal de menores de edad sin el consentimiento verificable de sus padres o tutores legales.
Si usted es padre, madre o tutor legal y cree que su hijo menor de edad nos ha proporcionado información personal sin su consentimiento, comuníquese con nosotros de inmediato.
13. Enlaces a Sitios Web y Servicios de Terceros
Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios web de terceros, complementos (plug-ins) y aplicaciones que no son operadas ni controladas por SOKA EVENTS. No controlamos estos sitios web de terceros y no somos responsables de sus declaraciones de privacidad. Le recomendamos encarecidamente que lea la política de privacidad de cada sitio web que visite.
14. Cumplimiento Normativo Específico por Región (Colombia)
SOKA EVENTS se esfuerza por cumplir con los marcos regulatorios más estrictos. Como entidad que opera con sede física en la Cra. 55 #100-51, damos total cumplimiento a la normativa de la República de Colombia:
Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013: Tratamos sus datos en estricto cumplimiento de la normativa local, garantizando sus derechos de Hábeas Data (conocer, actualizar y rectificar la información).
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Reconocemos a la SIC como la autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia.
15. Modificaciones y Actualizaciones a esta Política de Privacidad
SOKA EVENTS se reserva el derecho de revisar, modificar o actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en nuestras prácticas comerciales o actualizaciones en la legislación aplicable.
Cualquier cambio que realicemos en el futuro se publicará en esta misma página. Si realizamos cambios materiales, le notificaremos mediante un aviso destacado en nuestro sitio web o enviándole un correo electrónico directamente.
16. Información de Contacto y Atención al Titular
En SOKA EVENTS estamos comprometidos a resolver cualquier duda, inquietud o queja que usted pueda tener sobre la recopilación o el uso de su información personal. Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad, desea ejercer sus derechos o requiere contactar al Oficial de Protección de Datos de nuestra empresa, por favor comuníquese con nosotros a través de los siguientes canales oficiales:
Correo Electrónico de Privacidad: [email protected]
Departamento Responsable: Oficial de Cumplimiento y Protección de Datos
Dirección Física Comercial: Cra. 55 #100-51
Teléfono de Contacto: 3044910344
Nos esforzamos por responder a todas las consultas legítimas en el menor tiempo posible y, en cualquier caso, dentro de los 15 días hábiles conforme a la ley colombiana. Su confianza es nuestro activo más valioso, y trabajamos incansablemente para garantizar que su privacidad esté siempre protegida.
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